11 december 2010 kl 11:29
Jag använder också standard outlook. Jag känner inte till GTD sedan tidigare, men från wikipediaartikeln verkar det inte vara något revolutionerande. Jag gör såhär:
- Med jämna mellanrum går jag igenom inkorgen. Det som jag inte kan ta hand om direkt lägger jag över till uppgiter (oftast dra med höger musknapp och kopiera med bifogad fil). Mailet kan nu arkiveras eller tas bort. Inkorgen ska vara nästan tom!
- Uppgifter som kommer in på annat sätt, t.ex via telefon eller på möten, läggs direkt in i uppgiftslistan. Alla uppgifter ska finnas samlade där.
- Jag har olika kategorier (i mitt fall långa uppgifter, korta uppgifter, väntar på annan, vilande) för uppgifterna. Uppgifterna ska ha förfallodatum. I det fall det inte finns krav utifrån på ett visst färdigdatum är det ändå bra att få en pling om att nu är det dags att titta på denhär uppgiften igen och kanske planera om den.
- En gång i veckan går jag genom mail och uppgifter lite extra och planerar sedan in "egen" tid i kalendern för nästkommande vecka. Det är alltså tid som är reserverad (preliminärt) för att lösa de uppgifter som redan finns i listan. Jag har en egen färg på denna tid, vilket gör det tydligare och lugnare att se att inte allt i kalenderna är krav och möten utifrån utan en del är min egen tid.
En annan viktig sak är att stänga av pling och ikon när ett nytt mail kommit. Det stör ens koncentration och avbryter den uppgift man håller på med, vilket gör att man blir mindre effektiv. Kolla mailen när du själv vill istället, några gånger om dagen.
Så gör jag. Kanske något av det kan funka även för er andra.
